La nomina electrónica,: actualmente, muchas de las empresas e instituciones ya saben qué es la nómina electrónica e incluso cuentan con ella. Aún así, sigue generando ciertas dudas e incluso rechazo.
Hay que tener en cuenta que los documentos digitales empiezan a imponerse y que el cambio es necesario. Por ello, muchas empresas han empezado a usar un programa de nóminas. Su uso les permite automatizar todo el proceso de gestión de nóminas además de optimizar su tiempo.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es una herramienta imprescindible para cualquier empresa que desee su transformación digital. La digitalización del proceso, es decir la generación de nóminas electrónicas, proporciona una gestión, práctica rigurosa, rápida y sencilla. Además, el poder realizarlo así, supone una optimización de tiempo y costes.
La nómina electrónica es un comprobante fiscal digital que se emite cuando se efectúan pagos a los trabajadores por sueldos, salarios y otras prestaciones. Este comprobante debe contener el complemento de nómina versión 1.2, que se integra con la versión 4.0 del CFDI.
Las escuelas que requieran emitir la nómina electrónica pueden utilizar el servicio gratuito de Mis Cuentas del SAT, donde podrán realizar el cálculo de la nómina y generar la factura electrónica con el complemento correspondiente. También podrán consultar y descargar los comprobantes de pago quincenales, así como las percepciones y deducciones de sus trabajadores.
Los patrones tienen la obligación de expedir y entregar a sus trabajadores el comprobante de nómina electrónico por cada pago que les realicen, así como de enviarlo al SAT para su validación y timbrado.
Para emitir la nómina electrónica, se debe contar con la información actualizada de los trabajadores, como:
El RFC
El CURP
El número de seguridad social
Salario diario integrado
Tipo de contrato
El tipo de régimen
Tipo de jornada
El banco y la cuenta bancaria
Además, se debe especificar el tipo de nómina, el período de pago, el número de días pagados, el total de percepciones, el total de deducciones y el total de otros pagos.
En cuanto a la validez jurídica, la nómina electrónica cuenta con la misma validez, sin necesidad de imprimirla. Así lo decidió el año 2016 el Tribunal Supremo que confirmó la posibilidad de prescindir del soporte tradicional y optar por el digital.
Para que estas sean legales, las empresas firman el documento utilizando su firma electrónica, la cual representa el tipo de autenticación, sustituyendo a la firma manual. Haciendo uso de esta firma, la empresa rentabiliza sus procesos y además los hace más seguros e inmediatos gracias al documento digital.
Tipo de nóminas electrónicas
Las nóminas pueden cambiar el concepto dependiendo de su clasificación. Estas varían según la persona que las recibe, el período de tiempo de liquidez o las nóminas especiales.
Las diferentes nóminas que podemos encontrar son las siguientes:
Según la persona que la recibe: aquí se incluyen las nóminas de los empleados, las más conocidas por su formato estándar y la nómina de gerencia o confidenciales, que es aquella que reciben los altos ejecutivos o la dirección de la empresa.
Dependiendo del período de liquidez: son aquellas que se relacionan con el tiempo encontrando, la semanal, la quincenal y la mensual. Esta última suele ser la más común y se realiza el pago a final de mes.
Nóminas especiales: se emiten otro tipo de nóminas que dependen de los factores de la empresa o trabajador. Entre ellas están las que incluyen las pagas extras conocidas como nóminas prorrateadas o extraordinarias, las nóminas con baja o las nóminas con horas extras.
Conceptos de una nómina digital
La nómina electrónica debería cumplir los mismos requisitos documentados que la nómina en papel. En la Orden del 27 de diciembre de 1994 publicada en el BOE, se encuentran los elementos que se deben incluir en la nómina electrónica.
De acuerdo con la normativa comentada anteriormente, la nómina electrónica debe contener lo siguiente:
ID empleado: el nombre de la empresa y el del trabajador.
Método de pago
Período de liquidación
Devengos: entre ellos se incluyen las horas extraordinarias y las prestaciones de la Seguridad Social.
Deducciones: cotizaciones a la Seguridad social, anticipos…
Líquido total
Firma y sello de la empresa. (Valida la firma digital)
El justificante del trabajador
Pasos para crear una nómina en formato electrónico
Para cumplir todos los requisitos legales a la hora de elaborar una nómina electrónica lo mejor es acudir a un software de gestión de nóminas. Con estas herramientas tendrás la tranquilidad de que las nóminas se generan en base a tu convenio colectivo, cumpliendo con sus estándares legales. Al ser un proceso automatizado, no existe casi margen para el error.
La nómina electrónica se generará de forma automática y estará disponible en el portal del empleado para cualquier consulta. También se puede avisar al empleado de su disponibilidad y enviar las nóminas por correo electrónico.
¿Qué ventajas tiene utilizar una nómina electrónica?
Partiendo de la base que una nómina tradicional, puede falsearse, traspapelarse o incluso perderse, podemos afirmar que las nóminas electrónicas solo suponen ventajas. Estas son las ventajas de las nóminas electrónicas más importantes:
El nuevo formato es más sostenible y ofrece la oportunidad de ahorrar gastos en papel e impresión.
Reduce el espacio de almacenamiento.
Optimiza el tiempo del personal.
Los documentos se encuentran categorizados, facilitando así su búsqueda.
Gracias al formato digital, se pueden enviar las nóminas por correo electrónico u obtenerse desde cualquier dispositivo que tenga al portal del empleado de la empresa, reduciendo la posibilidad de pérdida del documento.
Accesibilidad completa a la nómina, sin depender de autorización ni horario.
Nóminas de fácil acceso que cuentan con una alta fiabilidad y valor probatorio. Este tipo de documento impide que se practique evasión o falsificaciones.
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